מבקר עיריית חיפה מצא ליקויים בשורת נושאים הקשורים בכוח האדם בעירייה. קליש בתגובה: "חלקו הגדול של הדו"ח כבר בשלבי טיפול". ועדת הביקורת: "היה על ראש העיר להיות מעורבת בכל הנוגע לכוח אדם"

אודיה שווץ פרסום: 19:23 - 14/05/23
בניין עיריית חיפה | צילום: עומר מוזר
בניין עיריית חיפה | צילום: עומר מוזר

דו"ח מבקר עיריית חיפה שהותר לפרסום הערב (ראשון) בנושא כוח אדם בעירייה, חושף ליקויים רבים. הדו"ח נערך לבקשת ראש העיר, עינת קליש, על מנת לבחון את סוגיית תקני כוח האדם, תקצובם וגיוס כוח אדם.

הדו"ח בוצע לסירוגין בחודשים מארס עד יולי 2022, ומתייחס לתקופה שבין שנת 2019 לחודש יולי 2022.

מכבי קרית מוצקין 320_100

פתיחת תקנים חדשים ללא בחינה מקצועית

הביקורת מצאה כי בשנים המבוקרות נעשו שינויים ארגונים רבים מבלי שאגף ארגון נדרש לבחון מקצועית את הצרכים לשינויים אלה, כמו גם פתיחת תקנים חדשים. בהשוואה בין השנים 2018 ו-2021 עלה מספר התקנים ב-510.83, מצבת העובדים עלתה ב-315.57 ומספר העובדים בפועל עלה ב-639.

מי דרש את הגדלת התקנים?

הביקורת מעירה בחומרה כי במרבית המקרים לא קיימים מסמכים המתעדים את הבקשות להוספת תקנים חדשים ואת המניעים לכך. בנוסף, לא בכל המקרים ניתן לדעת מיהם הגורם או הגורמים שיזמו ודרשו את הגדלת התקנים. בחלק מהמקרים הדרישה לפתיחת תקנים הגיעה מהנהלת העירייה כאשר לא ברור במי מדובר, בחלק מההתכתבויות ניתנו הוראות מראש העיר, סגן ראש העיר נחשון צוק, מנכ"ל העירייה לשעבר אוהד שגב או גורמים נוספים.

יד עזרא ושולמית 728_90

שינויים במבנה הארגוני ללא בחינה מקצועית

בנוגע לשינויים במבנה הארגוני, הביקורת מציינת מצאה היעדר מסמכים מפורטים המתעדים את הבקשות לשינויים ארגוניים, ובחלק מהמקרים מניעת האפשרות לדעת מי יזם זאת ועל בסיס מה. היא מציינה כי היא רואה זאת בחומרה. היא ציינה כי שיטת העבודה – לפיה מתקבלות החלטות מבלי שהדברים מתועדים – אינה מתקבלת על הדעת ברשות מינהלית, בלשון המעטה.

שינויים בוצעו ללא מעורבותו. הגזבר, שמואל מרמלשטיין | צילום: ראובן כהן, דוברות עיריית חיפה

הביקורת מבהירה, כי כל תהליך הנעשה בעירייה כרשות מינהלית, חייב להתבצע לאחר בחינה מקצועית, תוך גיבוי בהוראות ביצוע כתובות ומפורטות ובאישורים פרטניים. הבדיקה המקצועית צריכה לכלול בין היתר, בדיקת תהליכי עבודה, מדידות עומס, קביעת תקינת כוח אדם הנדרשת על-פי הצרכים, והמלצות לשינויים במערכות ולהטמעת טכנולוגיות ומבנה ארגוני.

מינוי סגנית ראש מינהל החינוך

כך למשל בבחינת המכרז בו נבחרה סגנית ראש מינהל החינוך, הביקורת לא מצאה מסמכים המעידים על בחינה מקצועית של הצורך במשרה. עוד מעירה הביקורת, כי בישיבה זו לא השתתף גזבר העירייה או מי מטעמו, למרות שלפרסום המכרזים ישנן השלכות כספיות. בנוסף, העירה הביקורת כי בעלת התפקיד שנבחרה אינה עומדת בתנאי הסף לתפקיד.

מינוי סגן ראש מינהל תפעול ופיתוח תשתיות

בהקשר זה מעירה הביקורת, כי התפקיד הוצב במבנה הארגוני מעל שאר מנהלי האגפים במינהל ההנדסה, אף שסגן ראש המינהל נמצא בדרגת מנהל אגף.

הביקורת חושפת שינויים רבים ברמות שונות ובמינהלים שונים, שנעשו בשנים המבוקרות. במקרים רבים הוגדלה והורחבה השדרה הניהולית הבכירה, דבר הסודק את המבנה הארגוני המקובל והמוכתב לעירייה ממשרד הפנים, ובא על חשבון התקציב להעסקת עובדי שטח.

בקשות לשדרוגים – בניגוד לכללי מינהל תקין

בהקשר של שדרוגים בעירייה, הביקורת מעירה כי אי רישום פרוטוקולים המפרטים את המניעים לאישור הבקשות לשדרוגים או לדחייתן, תוך הסתמכות רק על מכתבי ההמלצה של המנהלים שביקשו את השדרוגים, הנו בניגוד לכללי מינהל תקין, וממילא שלא בהתאמה לחובה המוגברת החלה על העירייה כרשות ציבורית.

בשל כך, המבקר מציין כי על ועדת השדרוגים לפרט ולדייק את הסיבות לאישור או לאי אישור הבקשות לשדרוג, תוך פירוט חוות הדעת של המנהלים, של משאבי אנוש, ארגון ושיטות, כספים והשירות המשפטי.

עינת קליש | צילום: ראובן כהן, דוברות העירייה
עינת קליש | צילום: ראובן כהן, דוברות העירייה

הביקורת מעירה בחומרה כי חלק מהשדרוגים אושרו ללא התכנסות הוועדה. "אין צורך להכביר מילים בקשר למשמעות אישור שדרוג של משרות שלא בדרך הנדרשת", נכתב בדו"ח. "הביקורת קובעת, כי כל בקשה לשדרוג חייבת להיבחן על ידי ועדת השדרוגים, לאחר שנבחנה מקצועית, ולהיות מתועדת בפרוטוקול מפורט".

הדו"ח חושף דוגמאות לפיהן "העלאת מתח הדרגות לא נבעה בהכרח מצרכים ממשיים של העירייה, אלא ממניעים אחרים כמו למשל לשפר את תנאי העסקתו של עובד כלשהו. היא נעשתה בחריגה מההוראות המחייבות ומההסכמים הקיבוציים, נפקותה חריגות שכר, וככזו היא עלולה להציב את הגורמים המעורבים בכך בפני חיוב אישי".

חוסר סדר ופיקוח בוועדות ליסינג

בנוגע לנושא הצמדת הרכבים לעובדים, המבקר מצא מקרים בהם עלה הצורך באישור בקשה פרטנית, ומבקש הבקשה או מנהלו החתימו בעצמם את מנכ"ל העירייה ואת הגזבר על טופס שכותרתו "ועדת ליסינג" ובו פרטי העובד שאליו מעוניינים להצמיד רכב.

הביקורת מעירה כי האפשרות להעביר בקשות שלא במסגרת ועדת הליסינג שוללת את תכלית הוועדה ופותחת אפשרות לקבלת החלטות שלא בדרך המקובלת, דבר שגורם לחוסר סדר, ומונע אפשרות של פיקוח ומעקב כראוי.

עוד מעירה הביקורת כי לא קיימים בעירייה נתונים מרוכזים אודות כלל הבקשות שהוגשו לאישור ועדת ליסינג או שהוגשו לאישור ללא כינוס הוועדה. בהיעדר נתונים אלה לא ניתן לערוך בקרה מסודרת אחר האישורים שניתנו, וממילא לבחון האם ניתנו כסדרם ובסמכות. הביקורת בדעה כי יש לאשר בקשות להצמדת רכבים אך ורק בוועדת הליסינג ובצורה מפורטת ומסודרת.

ראש העיר: "דו"ח הביקורת ילמד לעומק"

"בחודש אפריל 2021, לאחר שהבנתי את היקף בעיות הניהול שנעשה בתחום כוח האדם בשנים האחרונות, הודעתי למנכ"ל העירייה לשעבר כי הוא מפוטר. במכתב הפיטורין אף ציינתי כי הסיבה העיקרית היא ניהול תחום כוח האדם (אם כי לא רק). זמן קצר אחרי עזיבתו, ככל שהלכתי והתעמקתי במידע שהחל לעבור אלי ממשאבי אנוש – הגיש לי את מכתב הפיטורין גם סמנכ"ל משאבי אנוש דאז.

עינת קליש | צילום: ראובן כהן, דוברות העירייה
עינת קליש | צילום: ראובן כהן, דוברות העירייה

"יש לציין שעד למועד עזיבתו של המנכ"ל, לא הועברו אלי הנתונים על כוח אדם והשינויים שקרו בשנים האחרונות במלואן, למרות שביקשתי לא אחת במהלך דיוני "פורום ראש העיר". אם וכאשר עברו חומרים – זה נעשה בקצב איטי למדיי. דו"ח הביקורת ילמד לעומק על ידי ועל ידי המנכ"ל הנכנס המיועד. חלקו הגדול כבר בשלבי טיפול ותיקון, וחלקו האחר יושלם בהמשך".

חלק מהסעיפים אליהם התייחסה ראש העיר בתגובתה:

בנוגע לטענה כי נדרש אישור הגזבר בשינויים ארגוניים – קליש ציינה כי היא אינה מסכימה עם האמירה של הביקורת: "הגזבר אינו אמור לבחון מקצועית ו/או להגיד דעתו בנוגע לשינויים ארגוניים, אלא רק להביע עמדתו בנושאים הקשורים לתקציב ולהוצאות הכספיות על כל השלכותיהם. למעשה, ההתערבות של הגזבר לשעבר בהחלטות משאבי אנוש – היא זו שגרמה לחלק מהבעיות הקשות הכתובות בדו"ח זה".

אוהד שגב | צילום: רדיו חיפה
מנכ"ל העירייה לשעבר, אוהד שגב | צילום: רדיו חיפה

בנוגע לשינויים ארגונים – ראש העיר השיבה כי מרבית התפקידים שהתווספו לעירייה בשנים אלה היו דווקא בדרגות נמוכות. השינויים הארגוניים בדרגות הניהול הבכירות נדרשו על מנת לאפשר ניהול יעיל יותר של כל המנגנון, ובהתייעצות עם גורמי ניהול חיצוניים המבינים משמעות של מבנה היררכי בר-ניהול. עוד היא הוסיפה כי "המבנה הארגוני נכון להיום אינו מאפשר ניהול איכותי ויעיל מפאת ריבוי של מנהלים המדווחים לממונה עליהם, ובגלל תחומים מקצועיים שאינם קשורים אחד לשני ולמנהלם וכו'".

בנוגע לליקויים בנושא השדרוגים – ראש העיר עקצה את יו"ר ועד העובדים, אמנון עידו וציינה כי בעקבות הצגת החומרים, הוציאה הוראה ברורה לאגף משאבי אנוש וליחידה המשפטית – לתקן את הליקויים ולהביא את העובדים לשימועים כדי להסדיר את התקלות, או לבטל את השדרוגים, כולל החזר כספי אם נדרש.

עוד היא הוסיפה וציינה כי "לשיטתי, מדובר במקרה חמור אף יותר בגלל קרבה משפחתית לגורמי השפעה במערכת העירונית, ולאור הידיעה (הבלתי מבוססת) שמשרד הפנים התערב בנושא בעבר, ושלל את האפשרות לשדרוג. בדיונים שהתקיימו בבית המשפט על מנגנון השדרוגים, הצגתי את הליקוי החמור הזה לשופט בעצמי, לאחריו התקבלה פסיקה שאכן מחייבת התנהלות מוקפדת יותר. הנושא ייבדק במסגרת הסעיף הקודם, כמו גם כל השדרוגים האחרים המוצגים בדו"ח זה".

ועדת ביקורת: "ראש העיר אחראית"

בסיכומו של הדיון בוועדת הביקורת של העירייה, בראשות שרית גולן, כתבה הוועדה כי היא מאמצת את דו"ח המבקר, הערותיו, מסקנותיו והמלצותיו.

"הוועדה לענייני ביקורת סבורה, עם כל הכבוד הראוי, כי ראש העיר היא זו שאחראית להפעלת המנגנון העירוני הקרוי עיריית חיפה, והיה עליה להיות מעורבת בכל הנוגע לכוח אדם", נכתב בסיכום הוועדה.

"הוועדה מציינת כי רבים מהשינויים בוצעו ביחס לנושא משרה בכירים אשר עובדים ישירות מול ראש העיר וחלקם בתוך לשכת ראש העיר. משכך, טענת ראש העיר כי לא הייתה מודעת לשינויים שנעשו – נמצאה בלתי מבוססת ואף סותרת את העובדות שעלו בדו"ח".

שרית גולן | צילום: עמרי שטיין
יו"ר ועדת ביקורת, שרית גולן | צילום: עמרי שטיין

בהמשך נכתב כי הוועדה התרשמה שהכאוס שבניהול כוח האדם "מתגלגל לפתחה של ראש העיר ומ"מ נחשון צוק". היא ציינה כי היחיד שפעל בהתאם למוטל עליו – לבחון תקציבית האם תקן מתוקצב או לא – היה מנהל אגף התקציבים דאז וגזבר העירייה כיום, שמואל מרמלשטיין, ולכן היא דוחה את ההשתלחויות שלה בו.

הוועדה המליצה כי הדו"ח, לאחר אישורו במועצה, יועבר לממונה על השכר במשרד האוצר וליחדת האכיפה על השכר, על ידי מבקר העירייה והיועצת המשפטית תוך עשרה ימים, כדי לבחון את הממצאים.

עוד המליצה הוועדה כי מועצת העיר הנוכחית תורה לראש העיר הבא, על מנת שהדבר לא יעשה בתקופת בחירות, להיעזר בחברה מקצועית שתבחן את כל התקינה, הדרגות והתפקידים של העירייה, תבחן את מצבת העובדים בפועל, תפוקות מול מטלות על מנת להכין תוכנית סדורה להתייעלות ארגונית.